Constitution des cercles

En plus des principes de déploiement d’un cercle expliqué dans la fiche « Fiche de déploiement de cercle » Paradigm21 applique les principes suivants. Chaque cercle détermine :

• Sa raison d’être au sein du collectif : les principes pour la rédaction et la définition de la raison d’être de chaque équipe sont les suivants
  • La raison d’être exprime le pouvoir de l’équipe existant, le but à atteindre, sa contribution
  • Elle s’exprime à l’infinitif
  • Elle comprend maximum 200 caractères (y compris les espaces)
  • Les raisons d’être des cercles doivent être en cohérence avec celle des cercles supérieurs
• Sa stratégie : la stratégie détermine le chemin à parcourir entre la situation actuelle et la situation souhaitée. Elle est déterminée par les équipes à raison de tous les 6 mois. De cette stratégie découle pour chacun des rôles des objectifs plus tangibles. Chaque détenteur de rôles est responsable de définir et revoir les différents objectifs relatifs à ses rôles lors de la réunion de co-coaching.
• Son mode de fonctionnement
  • Séances
    • Fréquence et duréeObjectifsParticipantsOrganisation
      • ConvocationOrdre du jourPV
    Principes
  • Valeurs
• Les rôles qui le composent
  • Définition d’un rôle :
• Un rôle consiste à réaliser de manière cohérente et responsable un ensemble de tâches en vue de produire un résultat. 
• Un rôle est pris par une (ou plusieurs) personne(s) en fonction de ses compétences, son expérience et sa capacité à répondre aux attentes et à réaliser une bonne performance.  
• Un rôle a une raison d’être permettant aux autres rôles de comprendre sa mission dans le(s) cercle(s)
• Un rôle a un périmètre d’autorité et d’autonomie : « je peux décider seule de…»
• Un rôle a une redevabilité : « vous pouvez compter sur moi pour… »
• Les responsabilités d’un rôle englobent le périmètre d’autorité et les redevabilités (activité que le rôle est habilité à effectuer
  • Raison d’être d’un rôle
• Les rôles d’une équipe sont l’expression de la granularité du travail nécessaire pour que l’équipe puisse exprimer sa raison d’être ;
• Les raisons d’être de rôles sont donc plus le “terrain” que celles des équipes supérieures qui sont nécessairement plus englobantes
• Elle s’exprime à l’infinitif
• Les raisons d’être font l’objet d’une proposition d’un membre du cercle ou d’un groupe d’amélioration. Elles sont validées ensuite par consentement du cercle.
  • Focus :  un rôle peut être détenu par plusieurs personnes. Il vaut la peine dans ce cas de spécifier le focus de chacun des détenteurs. Le focus peut être un lieu géographique, une posture de rôle (senior, apprenant, etc.), une particularité métier, etc.
  • Responsabilités : elles peuvent préciser ou restreindre le champ d’action du rôle dans l’atteinte de sa raison d’être. Elles permettent de savoir plus spécifiquement ce qu’il est attendu de cette personne.
  • Domaine (peerdom) : autorité exclusive que le rôle détient et peut contrôler au nom de l’organisation (= propriété du rôle)
  • Politique : limite ou accorde de l’autorité pour impacter le domaine d’autorité d’un cercle ou d’un rôle

Un lien vers un exemple de fiche d’identité du cercle est disponible en annexe.

Chaque équipe dispose des rôles suivants :

Rôles structurels tournants pour les séances

• Facilitateur·trice : Se mettre au service du collectif pour la facilitation des différents processus d’intelligence collective lors des séances
• Gardien·ne des notes : Prendre soin de la mémoire de l’équipe

• Prend note de toutes les décisions prises (demande à clarifier ce qui doit être noté)
• Prend note des actions et des porteurs
• Partage les notes avec tous les participants
• Communique les notes aux absents
• Enregistre la séance si cela est prévu et efface les vieux enregistrements
• Gardien·ne du temps : Veille à la gestion du temps, au service de la facilitation

Rôles structurels obligatoires dans tous les cercles

• 1er lien : Catalyser autour de la raison d’être de l’équipe, garantir son bon fonctionnement basé sur l’intelligence collective et son intégration au sein de Paradigm21. Ce rôle est nommé par le cercle supérieur.

• Membre d’équipe : Participation active à la vie du cercle. Chaque membre est responsable d’entretenir avec les autres des liens significatifs nécessaires à la réalisation de la mission du cercle et au développement de chacun. Est automatiquement membre d’un cercle celui-celle qui détient un rôle structurel ou opérationnel dans le cercle.
• Peerdom : Gestion de Peerdom, maintenir le contenu à jour pour son cercle. Dans le cercle général, ce rôle a des responsabilités différentes ou plus étendues

Rôles structurels supplémentaires obligatoires dans le cercle Paradigm21 (et sous-cercles)

• Développement : Pilotage des actions de communication en lien avec le cercle développement. Dans le cercle général, ce rôle n’est pas nécessaire, il est automatiquement porté par le 1er lien du cercle Développement.
• Culture : Pilotage des actions d’évaluation en coordination avec le cercle Culture organisation. Dans le cercle général, ce rôle n’est pas nécessaire, il est automatiquement porté par le 1er lien du cercle Culture.
• Finance : Budgétisation des revenus et charges du cercle, suivi du réalisé et lien avec le rôle finance du cercle général. Dans le cercle général, ce rôle a des responsabilités différentes ou plus étendues.
• Talent : Recrutement et formation des membre du cercle, lien avec les rôles Talents et Gestion administrative du cercle général. Dans le cercle général, ce rôle a des responsabilités différentes ou plus étendues.
• Outils IT : Choix et gestion des outils informatiques, services, plateformes et logiciels spécifiques au cercle (ex. : CRM, E-Learning, Meetup, Newsletter), formation et support utilisateur aux membres du cercle, lien avec le rôle Outils IT du cercle général pour assurer la cohérence des outils IT. Dans le cercle général, ce rôle a des responsabilités différentes ou plus étendues.

Rôles structurels facultatifs

• 2ème lien : Il représente son cercle au niveau supérieur et est garant de l’esprit de son cercle.
• Mentor : accompagnant des nouveaux membres du cercle.

Rôles opérationnels/métiers de Paradigm21

• Formateur/Trainer: Développer des contenus de formation et son design en fonction des niveaux des participants et du temps alloué.
  • Coach d’équipe/Consultant/Accompagnant: Accompagner des équipes ou des organisations dans l’amélioration de leur mode de fonctionnement autant systémique que culturel.
  • Event manager: à compléter